Mẹo kiểm soát thư điện tử

1. Xóa hết hộp thư đến

Lần cuối cùng mà bạn xóa hoàn toàn hộp thư đến là bao giờ? Hầu hết mọi người đều không dọn dẹp hộp thư từ khi lập tài khoản. Thật là đáng xấu hổ vì có được “inbox zero” (hòm thư rỗng) chính là một trong những kinh nghiệm mang đến sự tự do cho con người ở kỷ nguyên mạng.

Đương nhiên đó chỉ là tạm thời vì mỗi phút lại có nhiều thư mới đến. Nhưng nếu bạn thực hiện các bước trong hộp thư một cách hiệu quả và có chiến lược thì bạn có thể quản lý được danh sách các tin chưa được xử lý trong ngày và yên tâm tắt máy tính khi biết rằng mọi thứ đã được bạn kiểm soát dù có những tin mới đến trong đêm.

Nhưng nhớ rằng: nếu bạn thực sự muốn quản lý hoàn toàn hộp thư thì xóa hết hộp thư đến là một trong những mục tiêu bạn nên làm hàng ngày.

2. Hạn chế chia các danh mục

Các danh mục e – mail có thể hữu ích khi quản lý những thư cũ mà bạn muốn lưu lại để tham khảo nhưng hãy dọn dẹp hộp thư cho gọn gàng. (Ở Gmail, các danh mục được ghi là “labels” nhưng tác dụng thì giống nhau). Hãy tạo ra nhiều danh mục (đặc biệt là các danh mục con) hơn để bạn có thể kiểm soát được thư đến hàng ngày.

Mục đích tạo ra các danh mục là để dễ tìm kiếm các thư cũ, càng có nhiều danh mục thì càng khó tìm. Khi thấy danh sách các danh mục quá dài thì một lúc bạn không thể thấy hết được chúng, bạn không thể biết hết được có gì bên trong, cái nào cần chú ý và cái nào chỉ để lưu giữ. Vì vậy, đừng tạo ra quá nhiều danh mục hơn mức cần thiết để làm việc hiệu quả hơn.

Sử dụng những danh mục mà bạn cho là “trusted buckets” (những danh mục đáng tin) mà bạn kiểm tra thường kỳ từ khi được tạo ra. Tìm kiếm trong hàng tá các danh mục lộn xộn bên ngoài mất đến 10 phút, thậm chí lâu hơn và có khi đó là thư không cần thiết một chút nào.

3. Hạn chế sử dụng phần chọn lọc

Hầu hết các e – mail nhận được hàng ngày không mang nhiều thông tin, có thể là sản phẩm mà đồng nghiệp chọn để thông báo tình trạng dự án mà bạn cần biết nhưng không cần trả lời. Hầu hết các thư đó nằm trong hòm thư nhóm mà bạn có thể đã đăng ký qua hòm thư máy chủ của công ty và chúng thường có những từ khóa (ví dụ như “got it” (đã nhận được)) ở dòng tiêu đề.

Tạo ra phần chọn lọc những từ khóa không liên quan lắm với bạn hoặc thu thập các thư từ hòm thư nhóm và chuyển chúng sang mục đáng tin giúp tập trung hơn vào những nhiệm vụ quan trọng hơn trong ngày trong khi có thể tự do xem xét những thư cần xem ở một mục riêng.

4. Xóa trước, sau đó đọc những thư còn lại

Hầu hết những e – mail mà bạn nhận được không phải là thư rác nhưng lại không cần thiết hay không đáng để ý đến như các tin quảng cáo.

Thay vì xem hết các thư trong hộp thư đến, hãy xóa những thư mà bạn nghĩ là không quan trọng trước. Chỉ trong vòng năm phút từ 80 thư trong hộp thư đến chỉ còn 15 mà không tốn nhiều công sức.

Nếu chưa muốn trả lời thì nudgemail sẽ giúp gửi tin nhắc nhở.

Dù gửi thư trên điện thoại không tiện nhưng bạn có thể kiểm tra và xóa bớt những thư không cần thiết trên điện thoại.