Sáu mẹo nhỏ khi thêm các thiết bị không dây vào môi trường làm việc

Ban đầu hầu hết các thiết bị di động chỉ được sử dụng trong công việc một cách riêng lẻ, do một số nhân viên muốn nhận e-mail và các thông tin khác một cách nhanh chóng. Số lượng công ty ở nhiều ngành công nghiệp tìm kiếm chương trình ROI cho thiết bị di dộng này ngày càng tăng. Họ muốn có các thiết bị hỗ trợ bán hàng theo diện bên ngoài, hỗ trợ nhân viên làm việc ngoài văn phòng, cung cấp kết nối ngoài giờ và truy cập thông tin giá trị giá trị của nhân viên.

Những người sử dụng thiết bị di động nhiều nhất là các bác sĩ tại bệnh viện. Họ cần kết nối từ giường bệnh nhân tới phòng ngủ của bác sĩ. Dữ liệu truy cập (các thông tin về bệnh nhân) thay đổi thường xuyên và là các thông tin nhạy cảm, đòi hỏi phải có mức độ riêng tư và bảo mật cao. Các bản ghi điện tử lưu trữ thông tin bệnh nhân là một ứng dụng chuyên sâu, nó đòi hỏi phải được đặt vào thiết bị của người dùng cuối, kết hợp thông tin số, ký tự với biểu đồ, thực hiện chế độ đọc thời gian “gần thực” từ các thiết bị bên ngoài hay từ hình ảnh các loại thuốc.

Hãng dược phẩm Northeast Medical Center ở Humble, Texas đã triển khai chương trình ứng dụng PDA hai năm trước đây. Mục đích của chương trình này nhằm đáp ứng yêu cầu của các bác sĩ muốn truy cập thông tin mới nhất của bệnh nhân tại bất cứ nơi nào. Carla Maslakowski, phó giám đốc điều hành và đồng thời là giám đốc thông tin tại hãng này nêu một số kinh nghiệm cho các công ty khác đang có ý định sử dụng các thiết bị di động, không dây như sau:

1. Hãy lắng nghe người sử dụng: “Mọi người muốn truy cập thông tin tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Nhiều người hỏi chúng tôi vì sao không dùng các thiết bị không dây”. Sáng kiến không dây là để đáp ứng yêu cầu người dùng chứ không phải do chạy theo công nghệ. Thiết bị không dây đảm bảo tốc độ truy cập và tốc độ trả lời nhanh chóng, người sử dụng chỉ cần chốc lát là có được các thông tin mong muốn.

2. Công việc đầu tiên là nâng cấp bảo mật: “Sau đó, bước đầu tiên chúng tôi làm là đánh giá mức bảo mật cần thiết và liên hệ với hãng Global Data Systems để nâng cấp nó. Họ đã bổ sung kiểu bảo mật “end-point”, các chương trình dò tìm xâm nhập bất hợp pháp, cung cấp tường lửa mạnh hơn và mạng riêng ảo VPN cho kiểu bảo mật point-to-point”, Maslakowski nói.

3. Tìm kiếm các sản phẩm đã được chứng minh chất lượng hơn là qua thử nghiệm. Gartner khuyên các khách hàng của mình hãy để ai đó sử dụng sản phầm mới mà mình đang định mua trước, để họ phát hiện sai sót cùng các vấn đề về thiết kế nảy sinh nếu phần mềm chưa hoàn hảo. Sau đó bạn mới nên mua chương trình đã hoàn chỉnh hơn.

Ví dụ như ứng dụng PDA của Northeast Medical Center chẳng hạn, chương trình này được sử dụng trong các tình huống chữa bệnh suốt một thập niên qua. Được phát triển từ hệ thống gói nạp đơn giản, hiện giờ chương trình đã tích hợp cả các bản ghi thuốc men. Tất cả thành phần của nó được thiết kế để đáp ứng yêu cầu của các bác sĩ và đã được người dùng kiểm tra kỹ lưỡng.

4. Lợi ích người dùng là trên hết: Chương trình ứng dụng của hãng Northeast chạy cả trên nền thiết bị di động của Palm và Windows. Nhưng hãng này đã chuẩn hoá chương trình trên Palm. Vì “đó là hệ thống sử dụng đơn giản hơn cho các khách hàng, và vì nhiều bác sĩ của chúng tôi đang sử dụng Treo 650. Có nhiều chương trình phần mềm về thuốc trên Palm nhưng các bác sĩ không muốn từ bỏ các ứng dụng Palm của họ, cũng như không muốn phải đi mua thêm các thiết bị mới”.

5. Linh hoạt trong chọn lựa: Trong khi hầu hết bác sĩ ở Northeast sử dụng thiết bị Palm (chủ yếu là smart phone Treo 650), một số thành viên khác lại thích i-mate WinMobile smart phone. Maslakowski cho phép họ sử dụng các thiết bị không chuẩn hoá vì hiểu rằng chúng có nhiều tính năng hỗ trợ riêng. “Chúng tôi có 300 bác sĩ và một đội ngũ nhân viên IT nhỏ. Các nhân viên IT này có nhiệm vụ làm cho các bác sĩ phải được thoái mái với các thiết bị họ đang dùng”. Tất nhiên họ cũng có thể truy cập chương trình PDA thông qua máy tính để bàn trong mạng nội bộ sử dụng dây nối và qua kết nối Internet từ mạng riêng ảo tại nhà hay một nơi nào đó.

6. Đảm bảo hoạt động cho các kết nối nội bộ: Mặc dù ở Medical Center đã có mạng WiFi, nhưng hầu hết bác sĩ thích gắn các thiết bị di động để dễ dàng hơn với quyền truy cập đơn. NEMC đã cài đặt các thiết bị di động siêu nhỏ trong khu vực làm việc của y tá, cung cấp yếu tố kịp thời trong công việc. Nó cho phép các y tá viết chú thích vào bản ghi bên canh giường bệnh nhân rồi upload chúng vào bản ghi chính ở khu vực của y tá.

Chương trình này thành công ngoài sức tưởng tượng. “Các bác sĩ của chúng tôi thích nó. Họ có thể xem kết quả mới nhất và kiểm tra tình trạng bệnh nhân ở bất kỳ đâu, có thể trong khi đang đứng tại hành lang của Starbucks”. Maslakowski nói.

Hầu hết bác sĩ ở NEMC có thói quen dowload thông tin mới nhất của bệnh nhân mỗi sáng sau khi họ dậy. Sau đó xem xét dữ liệu trong bữa sáng, gọi điện cho nhân viên kiểm tra tại bệnh viện khi vẫn đang ở nhà. Cuối cùng mới đến bên giường bệnh nhân để xem kết quả kiểm tra, đánh giá tình hình bệnh nhân và có các quyết định chữa bệnh nhanh chóng. Đó là ứng dụng thực tiễn tốt nhất của ROI.