Thành công nhờ hiểu phong tục của nhau

Nếu bạn là một đại diện kinh doanh, hãy lưu ý đến các điều sau để không mắc những lỗi về văn hóa có thể gây ảnh hưởng đến kết quả công việc:

Người trung gian và mạng lưới liên lạc

Ở Trung Quốc, Nga và các nước Hồi giáo Trung Đông như Qatar, Saudi Arabia, các Tiểu Vương Quốc Ả Rập Thống Nhất… nếu bạn tham dự các cuộc thương thảo mà không có người trung gian đi theo hỗ trợ quả là điều bất lợi.

Đến các quốc gia Hồi giáo, nên chọn người trung gian là nam giới. Nếu bạn là nữ, người này sẽ giúp bạn tránh khỏi các câu hỏi kỳ quặc như “Vì sao bà đi mà không có ông xã theo cùng?”.

Còn ở Trung Quốc, nơi mà quan hệ buôn bán được xây dựng theo kiểu mạng lưới, bạn cần liên lạc với người trung gian khi đến gặp đối tác.

Khi tin cậy nhau, giao dịch sẽ có khuynh hướng dễ dàng và thuận lợi hơn. Do vậy, bạn cần cố gắng tìm một người trung gian giỏi qua các trang điện tử chuyên về giao tế xã hội hay tìm hiểu thông tin ở sứ quán các nước đó.

Trang phục

Vấn đề trang phục cũng không kém phần quan trọng. Bạn có thể bị các đối tác nam “tấn công” nếu không tuân thủ cách ăn mặc của phụ nữ nước sở tại.

Trang phục đúng mực theo người Trung Quốc, Nga, Ấn Độ và Trung Đông là phải khuất qua đầu gối, khuỷu tay và cài nút cao lên tận cổ.

Ở Nhật và Trung Đông, người ta chuộng phụ nữ mặc váy hơn quần dài. Các trang phục cổ sâu và lộ ngực tuyệt đối không thể chấp nhận.

Trang phục tiêu chuẩn của phụ nữ châu Á và Trung Đông có màu nhu trong khi các màu tươi được các nước Mỹ La tinh yêu thích.

Châu Mỹ La tinh và châu Âu đánh giá cao tính thời trang ở phụ nữ. Do đó, nếu đến Sao Paulo hay Stockholm, bạn nên mang theo một số bộ váy áo đẹp cùng với các phụ trang đang là mốt.

Thiết lập quan hệ

Thiết lập quan hệ kinh doanh ở nước ngoài cần dành nhiều thời gian.

Ở Mỹ, với quan niệm thời gian là vàng bạc, giao dịch buôn bán thường được giải quyết nhanh chóng. Tuy nhiên, ở nhiều quốc gia khác, nơi các hợp đồng kinh doanh dựa trên sự tin cậy lẫn nhau, phải mất nhiều tuần mới hoàn tất xong giao dịch.

Ở Dubai, Trung Quốc, Nga và Ấn Độ, các cuộc gặp gỡ, họp hành được xem là bước thiết lập sự tin cậy giữa các đối tác. Đừng hối hả ký cho xong một hợp đồng mà phải hiểu rằng được đối tác tiếp đãi thân thiện chỉ mới là chặng đầu tiên của một mối liên hệ lâu dài.

Ở đa số quốc gia châu Á và Trung Đông, từ chối uống cà phê, trà cũng như không dùng thức ăn chủ nhân mời thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với người ấy. Ở Trung Quốc và Nhật Bản, chủ nhà thường ép khách uống đến say. Tuy nhiên, bạn chỉ nên lượng sức mà uống. Phụ nữ thiếu kiềm chế sẽ dễ bị xem thường.

Quà biếu

Quà cáp đóng vai trò quan trọng trong giao dịch kinh doanh nhưng cần lưu ý đến nghệ thuật tặng quà.

Tặng rượu ngon ở Trung Quốc và Nhật Bản là đúng điệu trong khi đối với các nước khu vực Trung Đông cũng như các nước Hồi giáo ở châu Á, tặng rượu là một sự xúc phạm nặng nề. Để thiết lập mối giao hảo, nên biếu họ các sản phẩm của nước mình như những loại sách đề cao trí tuệ, các tác phẩm nghệ thuật hoặc âm nhạc.

Ở châu Á và Trung Đông, quà nên tặng vào cuối buổi họp để tránh mang tiếng hối lộ, trao cho người đồng cấp và nói rõ đây là “quà của công ty chúng tôi gởi tặng công ty quý vị” hầu hàm ý không ai bị bỏ ngoài lề. Ở các nước châu Mỹ La tinh, trao quà trước khi buổi họp bắt đầu sẽ giúp buổi họp cởi mở hơn.

Giờ giấc

Quan niệm giờ giấc thay đổi đáng kể từ quốc gia này sang quốc gia khác. Ở Nhật Bản, Hong Kong, Singapore hay Anh, đi họp đúng giờ thể hiện tác phong chuyên nghiệp. Ở Trung Đông, giờ giấc lại rất “uyển chuyển” – buổi họp có thể bắt đầu muộn hơn cả tiếng đồng hồ sau. Trung Quốc, Ấn Độ nằm trong nhóm nổi tiếng về giờ “dây thun”.

Tốt hơn hết bạn nên đến đúng giờ nhưng nhớ phòng theo một quyển sách để đọc trong khi chờ đợi và đừng tỏ ra bồn chồn hay bực dọc.

Ở đa số quốc gia Hồi giáo, để khách chờ là chuyện thường ngày ở huyện. Ở Dubai, chủ nhân có thể cho buổi họp tạm dừng khi cần ký một số giấy tờ hay hồi đáp điện thoại. Người ta không xem điều đó là khiếm nhã vì phong tục Trung Đông vừa làm vừa chơi như vậy. Bạn có thể hỏi thăm con cái của chủ nhân, đặc biệt là hỏi thăm về các cậu con trai, còn về các bà vợ của chủ nhân thì không nên đả động đến.

Danh thiếp

Ở Trung Quốc và Nhật Bản, danh thiếp được xem như đại diện của mỗi người. Tôn trọng danh thiếp nghĩa là bạn tôn trọng chủ nhân. Bất cẩn nhét vội vào túi áo hay ném vào giỏ xách là “tàn đời”. Tốt nhất khi nhận danh thiếp của ai, hãy trịnh trọng đưa và nhận bằng cả hai tay, mắt nhìn vào danh thiếp như đang chăm chú nghiên cứu.

Tóm lại, đồng minh quan trọng nhất trong giao dịch kinh doanh là nghiên cứu và chuẩn bị, càng cẩn thận càng tốt, để thông suốt tập tục của quốc gia mà mình sẽ đến trước khi bước lên phi cơ. Không giống như với du khách, các lỗi văn hóa không bao giờ được chấp nhận đối với một đại diện kinh doanh.